Offre d’emploi ! La JOC recrute un ou une réceptionniste conciergerie

Offre d’emploi

Réceptionniste Conciergerie
Au siège national de la JOC à Courbevoie (92400)

La Jeunesse Ouvrière Chrétienne est une association agréée Jeunesse et Education Populaire qui œuvre à l’insertion des jeunes dans la société et dans la vie. Depuis 1927, elle propose à ces jeunes des milieux populaires et ouvriers de se rassembler et leur offre des moyens concrets pour mettre en œuvre des projets participatifs qu’ils ont défini. Animée par les jeunes eux-mêmes, la JOC lutte contre leur exclusion et vise à favoriser leur autonomie en développant des solidarités actives. Elle les appelle à donner du sens à leur vie. La JOC compte quelques milliers d’adhérents, rejoint près de 10 000 jeunes de 13 à 30 ans et compte plusieurs accompagnateurs adultes. Elle est constituée de 120 fédérations locales.

Pour déposer une candidature contacter Michèle Petit : michele.petit@joc.asso.fr

Contexte
L’association JOC est une structure particulière en tant que mouvement d’Eglise dédié à la jeunesse, forte d’un fonctionnement stable depuis plus de 90 ans. Elle est ainsi constituée de plusieurs pôles-ressource qui convergent vers les mêmes objectifs et permettent d’optimiser les moyens à la disposition de ses jeunes adhérents. Le·la réceptionniste apportera au service du mouvement : la qualité de l’accueil et l’efficacité de sa gestion de l’hôtellerie, des réservations des lieux de formation, de la préparation matérielle des activités du mouvement, des stocks et la mise à jour de la base de données des adhésions.

Mission Générale
La·e réceptionniste est garant·e du bon accueil téléphonique et physique de qualité des personnes entrant en contact avec la J.O.C. ou venant pour un hébergement. Les tâches prioritaires sont l’hôtellerie (chambres de passage), la préparation du matériel pour les évènements ou formations (la fête de l’huma et les sessions, lien avec les lieux de session), la réservation des lieux de session, la gestion des stocks / procure, le courrier, communiquer les éléments commandés pour réaliser la facturation (lien avec la comptabilité). Des activités secondaires d’ordre administratif sont à prévoir comme la mise à jour de la base de données des adhésions.

Responsabilités et activités
Vous contribuez à promouvoir la JOC, en respectant ses objectifs. Vous êtes porteur des valeurs de la JOC. Vous assurez l’interface entre l’association et son environnement interne et externe.

Vous assurez l’accueil, la préparation des lieux de formation, l’organisation des hébergements et la préparation des évènements (campagne nationale, fête de l’Huma, sessions…) :

Votre mission consiste à tenir l’accueil, vous procédez à l’accueil téléphonique, vous recevez les contacts de la messagerie électronique et les transférer. Vous accueillez toutes les personnes qui se présentent  à l’association. Vous tenez au jour les informations affichées.

Vous gérez la logistique nécessaire au mouvement, cela consiste à  gérer l’hébergement des chambres et la réservation des salles, à tenir la boutique, à surveiller les stocks de fournitures, à gérer la réservation du parc automobiles, le parking et les ouvertures du portail, comme la mise à jour de la base de données des adhérents

Vous procédez à la Recherche et à la réservation des lieux de stage et être l’intermédiaire entre le responsable du stage et le lieu du stage.

Vous préparez le matériel, les documents nécessaires, de la procure pour les sessions.

Vous vous chargez de la Réception, datation, transmission selon la procédure des courriers  Arrivés.

Vous affranchissez le courrier Départ en charge par la Poste.

Vous assistez à la mise en œuvre de documents, au rangement et classement

Activité annexe : Soutien à l’exploitation des fichiers de la structure

 

Place dans la structure

Vous serez intégré(e) au sein du siège de la fédération nationale de la JOC, structure associative dirigée par un bureau composé d’une présidente et d’un trésorier. Vous ferez partie de l’équipe administrative.

Vous mènerez vos missions au service du mouvement sous la responsabilité du Directeur Technique.

Compétences requises

Rechercher et gérer la réservation des lieux de stage

Planifier les réservations et l’occupation des chambres.

Tenir l’accueil et répondre aux demandes

Répondre au téléphone

Utilisation du Standard téléphonique

Utilisation de la machine à affranchir

Techniques de communication

Techniques de secrétariat (Utilisation Outils Informatiques : Pack Office / connaissances sur Base de données)

Techniques de gestion des conflits

Connaissance règles sécurité et consignes incendie

Contrôler les réservations (dates d’arrivée, de départ, suivis)

Pour les réservations sur place : présentation des chambres disponibles, information sur le prix, l’équipement sanitaire…

Contrôle de la répartition des chambres

Réponse au client pendant la durée du séjour sur des questions d’ordre pratique, touristique…

Traitement des contestations éventuelles

Utilisation des photocopieuses

Assurer la transmission des informations aux autres services à bon escient

Organisation

Mener simultanément et en temps réel des activités de natures différentes

Travailler en autonomie d’après des consignes de travail et des procédures préétablies

Travailler en équipe

Savoir demander de l’aide si besoin

Rendre compte

 

Capacité de travail en équipe avec des salariés et bénévoles

Connaissance du secteur associatif

Intérêt pour les actions d’intérêt général, en direction de la jeunesse ouvrière et de la vie chrétienne

Capacité à agir dans un environnement d’acteurs variés

Qualités requises
Avoir le sens de la communication et un excellent relationnel

Rigueur et autonomie dans le travail

Capacités d’adaptation

Force de proposition

Aide à la décision

Formations et expériences
Formation initiale BAC, Mention Complémentaire Accueil-Réception

Permis B obligatoire.

Junior accepté. Une expérience d’accueil ou en gestion de logistique (bénévole ou professionnelle) serait un plus.

Date d’embauche prévue : à partir du 5 novembre 2018.

Type de contrat : CDI

Lieu de travail : Courbevoie (92) – Siège national de la JOC

Horaire de travail : Sur la base de 37h30

Rémunération : A négocier

Avantages liés à la fonction : Mutuelle, tickets de restaurant, 13ème mois

Application de la convention collective de l’animation

Procédure de recrutement : date du premier entretien à prévoir le 22 octobre 2018, date du second entretien à prévoir le 29 octobre 2018.

Merci d’adresser, uniquement par mail, vos CV, lettre de motivation, rétribution demandée à : michele.petit@joc.asso.fr en indiquant obligatoirement la référence « Réceptionniste ».